¿Que es el Software de nómina?
El Software de nómina es un programa informático creado para mejorar el control de todos los aspectos de la nómina, siendo esta la suma de los registros financieros de los sueldos de los trabajadores como bonificaciones, deducciones y finalmente sus salarios. Esto reduce los errores y el trabajo excesivo de las personas encargadas del control de la nómina.
El Software de nómina debe incluir los impuestos locales y la retención de los mismos además de considerar la legislación fiscal y laboral del país para el que es creado.
Es importante que sea fácil de manipular, pues en este se deben de ingresar los datos de cada trabajador como: fecha de ingreso, pago, vacaciones, retiro, etc. Y adaptar la nómina a fechas o eventos especiales.
Cuando se ha cargado la información esencial de los empleados al Software de nómina se ingresa lo que se conoce como “novedades”:
- Novedades de tiempo (horas extras, dominicales, nocturnas y festivas).
- Novedades de ingreso / retiro (nuevos empleados o retiros de los mismos).
- Novedades de vacaciones.
- Novedades de sueldo.
- Premios y comisiones.
El Software de nómina calcula la nómina de cada empleado por periodos semanales, quincenales o mensuales, se verifican las novedades ingresadas y finalmente se hace el calculo de impuestos y pagos a terceros como: pensiones, impuestos, etc. Estos datos quedan almacenados en el sistema para una futura revisión, generación de reportes históricos y para una futura generación de cálculos.
Características del Software de nómina
Una de las principales características del Software de nómina es que este debe ser fácilmente configurable y adaptable a las diferentes necesidades de cada empresa, la configuración debe ser fácilmente manipulable por los propios usuarios sin necesidad de depender del proveedor del Software o que de alguna forma se vuelva una dependencia hacia el proveedor.
Otra de las características del Software de nómina son las actualizaciones referentes a los requerimientos legales y fiscales. Si el programa no es actualizado este quedara obsoleto.
Antes de adquirir un programa para administrar la nómina de la empresa es necesario revisar que el fabricante desarrollador sea una empresa consolidada en el mercado, revise la reputación de la misma o del mismo programa.
El desarrollador deberá brindar ayuda con las características del programa y brindar el apoyo necesario en la instalación y manejo del mismo, mantener una comunicación constante y directa con el cliente de forma personal, telefónica o por correo electrónico.
El costo del programa no debe ser muy elevado en comparación con otros en el mercado, y es necesario considerar el precio inicial y el de mantenimiento del mismo.
El programa debe mantenerse actualizado en relación con nuevas tecnologías o sistemas operativos.
Adquirir un programa nuevo puede ser peligroso ya que este podría no estar listo por completo en un inicio y tal vez requiera de algunas actualizaciones para su correcto funcionamiento.
Programas de Software de nómina más reconocidos
Entre los programas de Software de nómina más reconocidos se encuentran: ASPEL-NOI, CONTAPAQi, SICOSS y SONARH. A continuación se describen las características principales de cada uno de ellos.
ASPEL-NOI
Este Software de nómina tiene la opción de emitir y timbrar los comprobantes digitales (CFDI) de los recibos de nómina.
CONTAPAQi
Este programa se adapta a las necesidades de la empresa así como de los procesos de nómina de la misma. Emite comprobantes electrónicos y asegura el correcto cálculo de la nómina.
SICOSS
Realiza las cuotas obrero patronales, realiza movimientos afiliatorios, emite EMA y EBA así como primas de riesgo de trabajo para reportes de auditorias.
SONARH
Realiza expedientes de cada empleado, se tiene una bitácora exacta en tiempo y lugar de las consultas a los datos del sistema.
Beneficios del Software de nómina
Estos son algunos de los beneficios del Software de nómina:
- Baja automática de empleado.
- Cálculo opcional del ISR por cada concepto.
- El diseño del formato de liquidación.
- Impresión de formas.
- Movimientos automáticos de baja al IMSS e IDSE.
- Selección de prestamos vigentes del empleado para la deducción de su liquidación.
- Selección de prestamos pendientes.
El Software de nómina también puede incluir características especiales para diferentes departamentos, funciones o características de la empresa como: área de recursos humanos, capacitaciones, IMSS / SUA, relojes, etc. Características necesarias para la eficiencia y organización del personal.
Conclusión sobre el Software de nómina
El Software de nómina es un programa que mantiene el control y organización de los empleados de una empresa, se mantiene actualizado con las legislaciones vigentes y se obtienen ventajas competitivas, incrementa los estándares de calidad, reduce costos y tiempo, mejora la productividad y elimina los errores en diferentes procesos internos de una empresa.